Toda nota fiscal emitida carrega, além de informações sobre produtos e valores, dados pessoais de clientes: nome, CPF ou CNPJ, endereço e, em muitos casos, e-mail e telefone. Isso torna o processo de emissão e armazenamento de notas fiscais uma atividade diretamente sujeita à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), e entender essa relação é essencial para qualquer empresa que fatura.
Quais dados pessoais estão presentes em uma nota fiscal
Uma nota fiscal de venda ou prestação de serviço geralmente identifica o destinatário com nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço completo e, dependendo do modelo, informações de contato. Em notas emitidas para consumidor final, como a NFC-e, esses dados podem se limitar apenas ao CPF quando o cliente solicita a identificação na compra. Já em operações B2B, o volume de dados cadastrais tende a ser maior, incluindo inscrição estadual e endereço de entrega.
Obrigações da empresa emissora sob a LGPD
Como a nota fiscal contém dados pessoais, a empresa emissora atua como controladora desses dados perante a LGPD, o que traz obrigações como usar essas informações apenas para as finalidades legais e comerciais previstas, adotar medidas técnicas e administrativas para proteger o acesso a esses documentos e garantir que terceiros que tenham acesso aos dados — como contadores e sistemas de emissão — também os tratem de forma adequada.
Boas práticas de armazenamento e retenção de XMLs
Os arquivos XML de notas fiscais precisam ser guardados pelo prazo legal exigido pela legislação fiscal, o que naturalmente coloca a empresa na posição de manter dados pessoais armazenados por um período prolongado. Para conciliar essa obrigação fiscal com a proteção de dados, é recomendável restringir o acesso aos arquivos apenas a pessoas autorizadas, utilizar ambientes com controle de acesso e criptografia, e evitar compartilhar XMLs completos sem necessidade, já que eles concentram grande parte dos dados pessoais do destinatário.
Cuidados ao compartilhar notas com terceiros
É comum que notas fiscais precisem ser compartilhadas com contadores, parceiros logísticos ou o próprio cliente. Nesses casos, vale adotar canais seguros de envio, evitar anexar XMLs em e-mails ou grupos sem controle de acesso, e formalizar, quando aplicável, acordos de tratamento de dados com prestadores que tenham acesso frequente a essas informações, como escritórios de contabilidade.
A importância de um provedor com segurança na nuvem
Escolher um sistema de emissão que trate a segurança da informação como prioridade reduz significativamente o risco de vazamento de dados pessoais presentes em notas fiscais. O Comprove opera em infraestrutura na nuvem com controles de acesso e boas práticas de segurança, e detalha o tratamento de dados dos usuários em sua política de privacidade, disponível para consulta a qualquer momento.
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